Logiciel notaire et IA : Genapi, Fiducial, Fichorga, ce que fait l'outil de rédaction, ce qu'un agent ajoute

Trois éditeurs, un périmètre fonctionnel proche

Genapi, intégré au groupe Septeo, publie la suite Genapi Actes, qui rassemble les environnements iNot et Kivia, avec la comptabilité notariale associée. Sur sa page de présentation de Genapi Actes, l'éditeur indique déployer de nouvelles fonctionnalités fondées sur l'intelligence artificielle au service de la productivité de l'office.

Fiducial publie Signature, présenté sur le site de l'éditeur comme un logiciel de rédaction d'actes entièrement web, personnalisable et connectable, articulé avec une comptabilité notariale et complété par un module de relation client, Signature Client Notaire. Fichorga publie la suite AUTHEN.TIC pour la rédaction et JURIS Web pour la gestion comptable et administrative. L'éditeur y décrit une intelligence artificielle propre, 6ème Sens, qui apprend de la pratique rédactionnelle de l'office en s'appuyant sur ses données, habitudes, types de documents et zone géographique des actes, pour accélérer la rédaction.

• Genapi, groupe Septeo : Genapi Actes, environnements iNot et Kivia, comptabilité notariale.
• Fiducial : Signature, rédaction web connectable, comptabilité notariale, module client.
• Fichorga : AUTHEN.TIC pour la rédaction, JURIS Web pour la gestion, IA maison 6ème Sens.
• Périmètres proches : le choix se fait sur la taille, l'organisation et l'historique de l'office.

Ce que l'outil de rédaction fait bien, par construction

Un logiciel notarial est d'abord une bibliothèque de trames tenues à jour et un moteur qui les assemble à partir des données du dossier. C'est son cœur de métier et aucun outil généraliste ne le remplace. S'y ajoutent la comptabilité notariale avec son plan comptable propre, la gestion des comptes clients, les échanges avec les services de publicité foncière et la production de l'acte authentique électronique.

Les fonctions d'intelligence artificielle annoncées par les éditeurs s'inscrivent dans cette logique : proposer la clause attendue, préremplir à partir des pièces, accélérer la frappe en apprenant les habitudes de l'office. Elles rendent la rédaction plus rapide à l'intérieur de l'outil. Elles supposent que le dossier soit déjà constitué et saisi.

Où l'office perd son temps malgré un bon outil

Les relevés que nous faisons en office montrent que le temps ne part pas dans la frappe de l'acte. Il part avant et autour : courir après une pièce d'état civil, relancer une banque pour une mainlevée, vérifier qu'une pièce reçue correspond bien à celle demandée, retrouver une information dans un échange de courriels vieux de trois semaines, reprendre un dossier qu'un collaborateur a laissé en suspens.

Ces tâches se situent entre les outils, pas dans l'un d'eux. Le logiciel de rédaction ne lit pas votre messagerie, ne sait pas qu'une pièce promise n'est jamais arrivée et ne relance pas un tiers de lui-même. C'est précisément l'espace dans lequel un agent travaille.

• Collecte des pièces auprès des parties, des banques et des administrations.
• Relances graduées, avec un ton et un rythme définis par l'office.
• Contrôle de cohérence entre pièces reçues et pièces attendues.
• Reprise d'un dossier laissé en suspens, avec un état clair de ce qui manque.

La ligne de partage, en une phrase

Le logiciel métier produit l'acte, l'agent conduit le dossier jusqu'à l'acte. L'un travaille sur une trame et des données déjà présentes, l'autre travaille sur le temps, les pièces et les personnes. Les deux cohabitent, et la question de leur articulation se ramène à une question technique unique : votre éditeur publie-t-il une interface permettant à un outil tiers de lire et d'écrire les données du dossier, ou faut-il passer par des exports.

Cette réponse conditionne le coût du projet bien davantage que le choix de la technologie. Elle se demande par écrit à l'éditeur avant tout engagement, et elle figure dans le cahier des charges que nous rédigeons systématiquement au début d'un pilote.

Trois questions à poser à votre éditeur avant d'arbitrer

Aucune de ces questions ne demande de compétence technique et toutes appellent une réponse écrite. Elles suffisent à savoir si l'office doit attendre une prochaine version ou avancer par ailleurs.

• Quelles fonctions d'intelligence artificielle sont livrées aujourd'hui dans ma version, par opposition à celles annoncées pour plus tard, et à quel coût.
• Existe-t-il une interface de programmation documentée permettant à un outil tiers de lire et d'écrire mes dossiers, et sous quelles conditions.
• Où sont hébergées les données traitées par ces fonctions, et servent-elles à entraîner un modèle utilisé pour d'autres offices.

Ce que nous recommandons aux offices déjà équipés

Ne changez pas de logiciel de production pour une promesse d'intelligence artificielle. Le coût de migration d'un office, reprise des trames, de la comptabilité et des habitudes, dépasse presque toujours le gain attendu de la fonction nouvelle. Activez d'abord ce que votre version contient déjà, mesurez, puis regardez ce qui reste.

Ce qui reste est généralement concentré sur deux ou trois irritants identifiables, et c'est sur eux qu'un pilote court a du sens : un irritant, vos données réelles, trente jours, un bilan chiffré. La décision d'aller plus loin se prend ensuite sur des heures mesurées, pas sur une démonstration.

Questions fréquentes

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